АПОСТИЛЬ И ЛЕГАЛИЗАЦИЯ:

Для чего необходима легализация или апостилирование документов? Этот вопрос часто задается гражданами, которые решили учиться, работать или жить за пределами Казахстан.

Процедура легализации или апостилирования представляет собой признание иностранных официальных документов. Для чего в странах существует определенный порядок их легализации, т.е. подтверждения их достоверности.

У каждого гражданина в процессе жизнедеятельности приобретаются много важных документов, начиная со свидетельства о рождении и браке и заканчивая документами об образовании или справками из государственных органов. У юридических лиц такими документами служат уставы и учредительные документы.

Все перечисленные документы имеют свою юридическую силу и признаются на территории государства, где они выданы. В других же странах их использования возможно только после так называемой легализации, т.е. подтверждение их достоверности.

В настоящее время имеется два способа такого подтверждения:

- консульская легализация

- проставления штампа "апостиль"

Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса и, в надлежащих случаях, печати уполномоченного государственного органа на документах и актах с целью использования их в другом государстве. Стоит отметить, что существующая процедура легализации достаточно сложна и требует значительных затрат и времени.

Упрощенный способ легализации - проставление штампа "апостиль" или "апостилирование". Он применяется в случаях, если страна, для отправки в которую предназначается документ (страна назначения), является участницей Гаагской конвенции 1961 года.

Данная Конвенция отменяет легализацию официальных иностранных документов, которая осуществлялась до её введения и заменяет ее формальной процедурой проставления апостиля.

Апостиль - это специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи лица, подписавшего документ, и подтверждающий полномочия этого лица, а также подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Апостиль не требует иного заверения или легализации документа и признается официальными органами всех государств-участников Конвенции. Апостиль может не использоваться, если существуют правовые основания, отменяющие или упрощающие легализацию документа.

Физически апостиль представляет собой специальный штамп, который проставляется на подлинниках и нотариально удостоверенных копиях документов, предназначенных для действия за рубежом, после проверки их достоверности.

Согласно Гаагской конвенции апостиль имеет форму прямоугольника со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.

Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном).

Преимущество и простота апостилирования заключается в том, что:

- апостилирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом;

- документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.

В Казахстане правом проставлять апостиль наделены следующие государственные органы:

  1. Министерство образования и науки Республики Казахстан проставляет штамм апостиль на документах, исходящих из органов образования, науки и учебных заведений республики;
  2. Министерство внутренних дел Республики Казахстан– на документах, исходящих из органов миграционной полиции, архивных справках и копиях архивных документов, исходящих из Специального государственного архива ведомства;
  3. Министерство культуры и спорта Республики Казахстан – на архивных справках и копиях архивных документов, исходящих из государственных архивов Казахстана;
  4. Верховный суд Республики Казахстан – на документах, исходящих из судебных органов;
  5. Министерство финансов Республики Казахстан – на документах, исходящих из структурных подразделений ведомства и их территориальных подразделений;
  6. Генеральная прокуратура Республики Казахстан – на документах, исходящих из органов прокуратуры, органов следствия и дознания;
  7. Министерство обороны Республики Казахстан – на архивных справках и копиях архивных документов, исходящих из специального государственного архива Министерства обороны Республики Казахстан;
  8. Комитет национальной безопасности Республики Казахстан – на архивных справках и копиях архивных документов, исходящих из специального государственного архива Комитета национальной безопасности Республики Казахстан;
  9. Министерство юстиции – на официальных документах, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов.

В Министерстве юстиции осуществление данной функции входит в компетенцию Департамента регистрационной службы и организации юридических услуг. На местах осуществление данных функций делегировано Департаментам юстиции областей, городов Астана и Алматы

 

Так апостиль или легализация? В данном случае руководствоваться необходимо принципом: если страна, в которой будет представлен документ, является участницей названной Конвенции - значит нужен штамп "апостиль", если нет – то необходима легализация.

В любом случае, обязательно необходимо уточнять требования к виду легализации в органе, в который собираетесь подавать легализованный документ, что позволит предотвратить какие-либо неприятные моменты, связанные с признанием его на территории другой страны.

Также следует обратить внимание, что практически всегда требуется перевод легализуемого документа.

Перевод документа можно выполнить как до легализации, так и после нее. В некоторых случаях требуется, чтобы перевод был выполнен исключительно переводчиком, аккредитованным в посольстве конкретной страны; в посольствах некоторых стран практикуют проверку и подтверждение подлинности перевода (независимо от легализации самого документа).

Поэтому рекомендуется уточнять и требования к переводу легализованного документа в органе, в который онбудет представлен.

В соответствии со Стандартом государственной услуги «Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан», утвержденного Приказом Министра юстиции от 17 июля 2015 года № 219 прием документов на апостилирование и их выдача оказывается через Центры обслуживания населения.

Для получения штамп «апостиль» представляются следующие документы:

1) документ удостоверяющий личность (для идентификации);

2) заявление установленной формы;

3) документ, подлежащий апостилированию;

4) документ, подтверждающий уплату в бюджет государственной пошлины;

5) нотариально удостоверенная доверенность, в случае обращения представителя;

Срок оказания государственной услуги 4 рабочих дня.